Obieg dokumentĂłw

§ 1.  Korespondencja wpływająca do Urzędu
W sprawie prowadzenia dokumentĂłw stosuje się instrukcję kancelaryjną, a  ponadto:
    1. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana w Kancelarii. Oznacza to:
· nadawanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie (w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),
· wpisanie do rejestru pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na pieczęci wpływu korespondencji,
· wpisanie do rejestru oznaczeń literowych (symboli) adresata w  Urzędzie niezwłocznie jeĹźeli
       w korespondencji podany jest ten symbol i korespondencja dotyczy sprawy przez niego 
       prowadzonych.
    2. Korespondencja, ktĂłra wymaga dyspozycji Kierownika Urzędu, zostaje skierowana do adresata po zwrocie od Kierownika Urzędu. Kancelaria Urzędu jest odpowiedzialna za uzupełnienie rejestru symbolami adresata i niezwłocznym kierowaniem kaĹźdej sprawy do właściwego adresata.
 Kancelaria jest odpowiedzialna za odbiĂłr korespondencji od Kierownika Urzędu.
    3. Korespondencja do Rady Miejskiej przyjmowana jest do rejestru w  kancelarii i niezwłocznie kierowana do pracownika obsługującego Radę i jej komisje.
    4. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i  nie podlega rejestracji. JeĹźeli okaĹźe się, Ĺźe korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do  zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.

§ 2.  Korespondencja wysyłana
    1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listem poleconym.
    2. Wydziały i stanowiska wydzielone wysyłające korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadzą własny rejestr.
    3. KaĹźde pismo powinno być redagowane w taki sposĂłb aby bez trudu moĹźna było zrozumieć jego treść.
    4.    W prawym gĂłrnym rogu pisma umieszcza się : nazwę komĂłrki organizacyjnej, imię i nazwisko pracownika, numer biura, datę i znak sprawy.

§ 3. Akta spraw
    1. KaĹźda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga załoĹźenia teczki "akta sprawy".
    2. JeĹźeli z okoliczności wynika, Ĺźe sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi bez szukania
              i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z  odpowiedzią wpina się do teczki z korespondencją.
 Teczka korespondencji zawiera zarazem pismo i odpowiedĹş, ewentualne adnotacje
              "bez odpowiedzi".
    3. Poza wymienionymi w pkt. 2 kaĹźdy pracownik przechowuje akta sprawy w następujących teczkach
· sprawy do załatwienia
· sprawy ostatecznie załatwione
    4. W teczce "sprawy do załatwienia" nie przechowuje się korespondencji ostatecznie załatwionej.
    5. Pracownik prowadzi terminarz, przegląda go codziennie na początku pracy.
    6. Terminarz moĹźe stanowić kalendarz.
    7. Terminarzem moĹźe być odpowiedni program komputerowy.