Posiedzenie Komisji odbyło się w sali nr 20 Urzędu Miejskiego w Rogoźnie. Posiedzenie rozpoczęło się o godzinie 16.30.

W posiedzeniu brali udział członkowie Komisji:

1. Feliks Kaczmarek
2. Krzysztof Ostrowski
3. Janusz Piechowiak
4. Andrzej Pierwoła
5. Jerzy Stachowiak

Ponadto w posiedzeniu Komisji uczestniczył Pan Tadeusz Zygmunt z Urzędu Miejskiego.

Tematami  posiedzenia Komisji były:

1. „ Kontrola inwestycji gminnych i procedur przetargowych za rok 2004 w Urzędzie Miejskim w RogoĹşnie ”.
2. Przygotowanie planu pracy Komisji Rewizyjnej na 2005 rok.

Posiedzenie rozpoczęło się od kontroli dokumentacji  przetargowych dostarczonych na posiedzenie Komisji przez Pana Tadeusza Zygmunta pracownika Urzędu Miejskiego.

Komisja zapoznała się z następującymi  dokumentacjami przetargowymi:

1. na prace geodezyjne,
2. budowę nawierzchni ul. Różanej w Rogoźnie ,
3. zakup samochodu do StraĹźy Miejskiej,
4. budowę oświetlenia ul. Garbackiej,
5. budowę wodociągu Owczegłowy ,
6. budowę kanalizacji sanitarnej w Parkowie,
7. na akcję zima ,
8. wykonanie projektu budowy ul. Kościuszki,
9. wykonanie nawierzchni ul. Asnyka i Orzeszkowej,
10. opróşnianie koszy ulicznych,
11. oczyszczanie mechaniczne miasta,
12. oczyszczanie ręczne miasta,
13. utrzymanie zieleni miejskiej,
14. budowę kanalizacji sanitarnej w Rogoźnie - I etap,

Członkowie Komisji zwrócili uwagę na:

1. róşnica między fakturowaniem a ceną ofertową przetargu na budowę oświetlenia ul. Róşanej w RogoĹşnie  ( zamĂłwienie nr INTZ.3411-8/2004 ). Umowa na kwotę 75.000 zł a faktura na kwotę 69.620,52 zł. Udzielając wyjaśnień p. Zygmunt  stwierdził, Ĺźe róşnica wynika z aneksowania umowy z wniosku Wykonawcy  sporządzonego na podstawie protokołu rozbieĹźności w związku z błędami popełnionymi przez projektanta.
2. aneksowanie umĂłw GRO.3411-2/04B i GRO.3411-2/04A zawartych 9.02.2004 aneksami z datą 23.08.2004 i wsteczną datą obowiązywania od 1 maja 2004 w związku ze wzrostem stawki VAT z 7 do 22%. Zdaniem Komisji jest to nieprawidłowość tym bardziej, Ĺźe SIWZ nie przewidywała moĹźliwości aneksowania umowy z tego tytułu . Takiej moĹźliwości nie dopuszczają  rĂłwnieĹź przepisy ustawy PZP przy jedynym kryterium oceny ofert jakim była cena.  MoĹźliwość wzrostu stawki VAT w związku z wstąpieniem Polski do UE moĹźna było przewidzieć  i zapisać w SIWZ, tym bardziej, Ĺźe dyskusje na ten temat w publikatorach  były juĹź duĹźo wcześniejsze.

3.      realizując budowę nawierzchni ulicy Róşanej w RogoĹşnie  zawarto umowę z inspektorem nadzoru uzaleĹźniając jego wynagrodzenie od wartości zadania w wysokości 1,3 % ceny przetargowej zadania . Jest to zdaniem Komisji wysoki procent  przy tak nieskomplikowanej budowie.

4. zbyt  późno ogłoszono przetarg na budowę nawierzchni ul. Asnyka i Orzeszkowej w RogoĹşnie, co  przy braku ofert w pierwszym przetargu zmusiło inwestora do ogłoszenia drugiego przetargu  z zawartym w SIWZ  terminem realizacji zadania 02.11 – 15.12.2004 . Przy zadaniu , ktĂłre umieszczone było w wykazie inwestycji na rok 2004 juĹź w Uchwale budĹźetowej z 29 stycznia 2004 r. taki termin realizacji inwestycji  związanej z połoĹźeniem asfaltu ze względu na moĹźliwość wystąpienia warunkĂłw zimowych  jest niedopuszczalny.  Spowodowało to, Ĺźe zawarto z Wykonawcą umowę,  w ktĂłrej dopuszczono  realizację zadania do 31.05.2005. Przy braku upowaĹźnienia Rady Miejskiej ( brak WPI lub uchwały o wydatkach nie wygasających ) zaciągnięto w umowie zobowiązania na rok 2005.
5. podpisany z Wykonawca w dniu 7.06.2004 aneks do umowy z dnia 16.-02.2004 na utrzymanie zieleni miejskiej podwyĹźszający VAT do 22 %. Takiej moĹźliwości nie przewidywała SIWZ ani zapisy umowy. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena a cena zgodnie z jej definicją w ujęciu ustawy PZP obejmuje wszystkie składniki i nie winna być zmieniana na niekorzyść zamawiającego  po wyborze oferty i podpisaniu umowy. Tak jak w przypadku opisanym w pkt. 2 protokołu moĹźna było to przewidzieć i zapisać w SIWZ.
6. nieprawidłowe przechowywanie „ weksla ”   wystawionego przez firmę GRAMET. Weksel ten przechowywany był razem z dokumentacją przetargową i umową w pomieszczeniach biurowych  Wydziału, zamiast naleĹźytego zabezpieczenia  w kasie pancernej Urzędu. Takie niedbalstwo w przechowywaniu weksla mogło spowodować jego zaginięcie i narazić jego wystawcę  na skutki finansowe.

W następnej części posiedzenia Komisja pracowała  nad planem pracy Komisji na rok 2005.

Wypracowany na posiedzeniu  Komisji plan pracy na rok 2005 przedstawia się następująco:

1. m.-c I jedno posiedzenie -  „ Kontrola podatkĂłw i naleĹźności z tytułu dzierĹźaw
2. m-c II jedno posiedzenie – „ Kontrola środkĂłw specjalnych za 2004 rok oraz Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej za 2004 rok ” .

3. m.-c III jedno posiedzenie:

a/ „ Kontrola rozliczenia przyznanych dotacji z budĹźetu gminy w roku 2004 „

b/ Ocena sprawozdań finansowych jednostek budĹźetowych za 2004 rok z moĹźliwą wyrywkową kontrolą finansową i proceduralną niektĂłrych wydatkĂłw ”.

4. m.-c IV dwa posiedzenia:

a/ „ Kontrola i ocena wykonania budĹźetu za 2004 rok ”

b/ „ Przygotowanie wniosku o udzielenie absolutorium za 2004 r. ”

5. m.-c V jedno posiedzenie - „  Kontrola bieżącej działalności GOPS w roku 2005 ”
6. m.-c VI jedno posiedzenie – „ Kontrola dochodĂłw i  wydatkĂłw GKRPA w 2005 r.”
7. m.-c VII przerwa wakacyjna
8. m.-c VIII jedno posiedzenie – „ Analiza wykonania budĹźetu gminy za I półrocze 2005 roku ”
9. m.-c IX jedno posiedzenie – „ Kontrola wydatkĂłw majątkowych gminy w roku 2005 w zakresie finansowym i przestrzegania procedur zamĂłwień publicznych ”
10. m.-c X jedno posiedzenie – „ Kontrola gminy i jednostek podległych w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym ”
11. m.-c XI jedno posiedzenie – „ Kontrola finansowa wybranej szkoły lub przedszkola ”
12. m.-c XII jedno posiedzenie:

a/  „ Kontrola bieżąca działalności finansowej ZEAPO w roku 2005

b/ „ Przygotowanie planu pracy Komisji Rewizyjnej na 2006 rok ”

Ponadto Komisja postanowiła umieścić w swym planie pracy na rok 2005  dwa zadania do realizacji w miarę potrzeb bez ustalania konkretnych  terminĂłw posiedzeń, tj.  :

1. „ Bieżąca kontrola wydatkĂłw finansowych Urzędu Miejskiego ”
2. „ Kontrola doraĹşna na skargi obywateli ”

Na tym posiedzenie zakończono.