Posiedzenie Komisji odbyło się w sali Rogozińskiego Centrum Kultury przy Pl. K. Marcinkowskiego 1 w Rogoźnie. Posiedzenie rozpoczęło się o godzinie 16.00.

W posiedzeniu brali udział członkowie Komisji:

1. Feliks Kaczmarek
2. Krzysztof Ostrowsk
3. Janusz Piechowiak
4. Andrzej Pierwoła
5. Jerzy Stachowiak

Ponadto w posiedzeniu Komisji uczestniczyli:

1. Roman Szuberski – Przewodniczący Rady Miejskiej
2. Bogusław Janus – Burmistrz RogoĹşna,
3. Dorota Mąderek – Dyrektor RCK
4.  Małgorzata Runowska – p.o. Główny Księgowy RCK

oraz Pani redaktor M. Ĺťak  z Gazety Powiatowej .

Tematem głównym  posiedzenia Komisji zgodnie z przyjętym przez Radę Miejską planem pracy Komisji była „ Kontrola działalności finansowej Rogozińskiego Centrum Kultury w zakresie wykorzystania dotacji i przychodĂłw własnych ”.

Posiedzenie Komisji rozpoczęło się jednak od zapoznania jej  członkĂłw  z przekazaną Komisji przez Przewodniczącego Rady Miejskiej w RogoĹşnie skargą Pani Aliny Grochowalskiej zam. w RogoĹşnie  na działalność Burmistrza RogoĹşna.

Zapoznając członkĂłw Komisji ze skargą Przewodniczący Komisji Rewizyjnej  odczytał w całości treść skargi i  przedstawił członkom Komisji załączone przez Panią Alinę Grochowalską  do skargi załączniki.

Następnie odczytane zostało pismo FN.3117-1/04 z 19.11.2004 skierowane przez Burmistrza RogoĹşna do Pani Aliny Grochowalskiej  w sprawie w/w skargi oraz przedstawione przekazane Komisji przez Burmistrza:

-         ewidencja tytułów wykonawczych podatku od posiadania psĂłw z dnia 28.11.2002 roku

-         likwidacja tytułu wykonawczego P. Grochowalskiej   z dnia 16.11.2004

PowyĹźsze dokumenty  potwierdzały uznanie przez Burmistrza  słuszności zarzutu skarżącej  dotyczącej egzekucji podatku za psa.

Podczas dyskusji nad przedstawionymi materiałami w sprawie głos zabrali: Przewodniczący Rady Miejskiej , Burmistrz i członkowie Komisji .

Zanim przystąpiono do dyskusji nad w/w  tematem Przewodniczący Komisji Rewizyjnej zapytał Burmistrza o opinię prawną dotyczącą zasadności  kwalifikacji pisma Pani Aliny Grochowalskiej jako skargi.

Burmistrz udzielając odpowiedzi  wskazał, Ĺźe nie jest w posiadaniu takiej opinii prawnej  a zatrudniony w Urzędzie radca będzie dopiero we wtorek.

W związku z wątpliwościami natury prawnej Przewodniczący  Komisji Rewizyjnej zaproponował Burmistrzowi dwustronne spotkanie ze stroną skarżącą i pojednanie , jednak  Burmistrz uwaĹźa, Ĺźe z jego strony takiej inicjatywy oczekiwać nie naleĹźy.

Poczyniona przez radnego Andrzeja Pierwołę podczas trwania obrad Komisji próba doprowadzenia do takiego spotkania stron w dniu obrad Komisji także nie powiodła się.

Przewijające  się w czasie dyskusji nad tym tematem wątpliwości natury prawnej skłoniły   Przewodniczącego Rady Miejskiej do złoĹźenia deklaracji, Ĺźe wystąpi o taką opinię nim nada sprawie dalszy bieg. Radny Ostrowski zasugerował, Ĺźe dobrze by było gdyby opinia taka pochodziła od radcy nie związanego stosunkiem pracy z Urzędem Miejskim..

Na tym dyskusję dotyczącą powyĹźszego tematu  zakończono  .

W drugiej części posiedzenia Komisja zajęła się realizacją głównego tematu posiedzenia tj. kontrolą działalności finansowej RCK.

W czasie bezpośredniej  kontroli finansowych dokumentĂłw ĹşrĂłdłowych  Rogozińskiego Centrum Kultury  członkowie Komisji skontrolowali dokumenty finansowe RCK oznaczone następującymi  nr dowodĂłw finansowych:

-         od 1/01  do 43/2004,

-         od 2/02 do 82/2004 ,

-         od 1/06 do 255/2004 .

Szczegółowej kontroli poddano faktury z zobowiązaniami finansowymi za rok 2003.

Między innymi skontrolowano dokładnie:

1. R-k z IDEI z dnia 14.12.2003 roku na kwotę 202,79 zł  zapłacony 2.01.2004 r. ( w terminie ),
2. R-k 17/2003 z datą wystawienia 29.12.2003 na kwotę 1293,20 zł zapłacony w dniu 05.01.2004 ( w terminie ),
3. R-k za gaz z dnia 28.12.2003 na kwotę 22,39 zł  zapłacony 9.01.2004 ( w terminie ),
4. R-k R037/2225 z 29.12.2003 na kwotę 128,98 zł zapłacony 9.01.2004 ( w terminie ),
5. f-rę 32/12/2003  na kwotę 180,00 zł zapłacony 13.01.2004 ( w terminie ),
6. f-rę 122/RR/2003 z firmy DIPOL z dnia 17.12.2003  zapłacony 12.01.2004 ( po terminie wyznaczonym na fakturze ),
7. f-rę 2003/12713 z 31.12.2003  zapłaconą 13.01.2004 roku ( w terminie ),
8. f-rę 2003//3/5236 z dnia 31.12.2003 roku na kwotę 39,52 zł zapłaconą 13.01.2004 roku ( w terminie ),
9. f-rę 107/12/03/T  z 31.12.2003 r.  na kwotę 56,92 zł zapłaconą 13.01.2003 ( w terminie ),

Analiza w/w dokumentĂłw i wysłuchanie wyjaśnień pozwoliły na skierowanie do  Pani Dyrektor i Głównego Księgowego RCK następujących uwag:

- f-ra 122/RR/2003 z firmy DIPOL z 17.12.2003 r. na kwotę 60,00 zł  z uwidocznionym na niej terminem płatności 24.12.2003 r. zapłacona 12.01.2004 roku  Zgodnie z obowiązującymi przepisami rodziła skutki  zobowiązań  wymagalnych nie wykazanych przez RCK w sprawozdaniu finansowym za rok 2003, gdyby nie uwidoczniona na niej pieczątka wpływu z datą 7.01.2004 . Komisja zwrĂłciła uwagę, Ĺźe taka faktura nie powinna być przez RCK od wystawiającego odebrana i powinna podlegać zwrotowi poniewaĹź zawierała błędne dane. Osoba upowaĹźniona do odbierania faktur winna przestrzegać obowiązujących w tym zakresie przepisĂłw. Nie moĹźna odbierać faktury, ktĂłrej w dniu jej złoĹźenia było juĹź po dniu jej wymaganej płatności.

- niewłaściwe zdaniem Komisji jest w RCK numerowanie dowodĂłw finansowych. Numeracja ta nie jest jednoznaczna. Raz numer dowodu to nr/miesiąc innym razem to nr/rok. Taka numeracja jest  przeplatana w poszczegĂłlnych miesiącach. Dowody finansowe zgodnie z zasadami rachunkowości winny mieć numerację chronologiczną w ciągu całego  roku .

-  powszechnie stosowaną  w dokumentacji finansowej  RCK niedopuszczalną praktyką jest  stosowanie korektorĂłw na róşnego  typu dokumentach finansowych ( korektorowaniu podlegają:  daty, nazwiska, numery księgowe itp. ).

W dyskusji nad realizacją wydatków prze RCK radni pytali między innymi:

1. radny Stachowiak :

-         dlaczego spotkał się w analizowanych dokumentach finansowych z podwĂłjnymi fakturami ( oryginałami i kopiami )  - Odp.: Dyr. RCK wyjaśniła , Ĺźe takie przypadki nie winny mieć miejsca a jeśli są to przez nieuwagę.

-         Ile w dyspozycji pracownikĂłw RCK jest telefonĂłw komĂłrkowych – Odp. Dyr. RCK powiedziała, Ĺźe są  4 telefony z limitem minutowym nie rozliczanym , ale przy zakazie uĹźywania telefonĂłw stacjonarnych

2. radny Ostrowski: 

-         zwrĂłcił uwagę na wysokie koszty „ Dni RogoĹşna ”. Odp.. Dyr. RCK poinformowała, Ĺźe wyniosły one 47.644 zł w tym gaĹźe artystĂłw  37.804 zł

-         czy noclegi artystĂłw były w umowach?  Odp.: Dyr. RCK odpowiedziała, Ĺźe tak .

-         ile wyniĂłsł koszt wynajmu sceny i kto za to płaci? Odp. Dyr. RCK – 1.580 zł + transport, rozlicza Burmistrz. Burmistrz zapytany jak rozlicza odpowiedział, Ĺźe nie pamięta.

3. radny Kaczmarek:

-         czy w trakcie realizacji budĹźetu 2004 roku są juĹź jakieś przekroczenia w stosunku do planu Odp. Dyr. RCK były w stosunku do proporcjonalnej ( półrocznej ) realizacji budĹźetu w ciągu roku, ale nie do planu wydatkĂłw rocznych

Komisja nie wniosła  zastrzeĹźeń do realizacji przez RCK zadań  z zakresu  wykorzystania dotacji i przychodĂłw własnych .

Następnym zagadnieniem kontrolowanym przez Komisję, była dokumentacja przetargowa przetargu realizowanego w ramach procedury  zamĂłwień publicznych na remont dachu budynku Muzeum w RogoĹşnie.

Po zapoznaniu się ze SIWZ i dokumentacją przetargową  komisja zwrĂłciła  uwagę nn:

-         zbyt uproszczoną Specyfikację Istotnych WarunkĂłw ZamĂłwienia,

-         niedopuszczalność aneksowania umowy  i  ewentualne determinanty zamĂłwień dodatkowych  w trakcie realizacji zadania,

-         zbyt późno zdaniem niektĂłrych członkĂłw Komisji ogłoszony przetarg, gdyĹź przedmiot zamĂłwienia mĂłgł być realizowany  w bardziej odpowiedniej dla tego typu prac porze roku ( Pani Dyr. RCK późne ogłoszenie przetargu argumentowała niemoĹźnością wcześniejszego zebrania niezbędnych na realizację przedmiotu zamĂłwienia  środkĂłw finansowych ).

-         niezgodność  ze SIWZ wycen ofert  poszczegĂłlnych oferentĂłw przez niektĂłrych członkĂłw Komisji Przetargowej przy jedynym kryterium jakim była cena 

Na tym posiedzenie zakończono.