Posiedzenie Komisji rozpoczęło się o godzinie 16.30.

W posiedzeniu brali udział członkowie Komisji:

1. Feliks Kaczmarek
2. Krzysztof Ostrowski
3. Janusz Piechowiak
4. Andrzej Pierwoła
5. Jerzy Stachowiak

oraz zaproszeni

1. Mieczysław GĂłrecki – Sekretarz gminy
2. Bogusław Janus – Burmistrz RogoĹşna  ( nie uczestniczył od początku ).

Tematyką posiedzenia, zgodnie z przyjętym planem pracy Komisji Rewizyjnej na rok 2004,  była terminowość załatwiania skarg i wnioskĂłw mieszkańcĂłw gminy RogoĹşno.

Rozpatrując powyĹźsze w  toku posiedzenia Komisja zapoznała się z:

1. Informacją z realizacji skarg i wnioskĂłw za 2003 rok i załączonymi do niej kopiami dokumentĂłw dotyczących zestawionych w informacji spraw ( 6 spraw ) –  załącznik do protokołu,
2. Zestawieniem problemĂłw, wnioskĂłw i skarg zgłoszonych radnym RM w czasie pełnienia dyĹźurĂłw w roku 2003 – załącznik do protokołu.

Przedstawiona Komisji Informacja... i Zestawienie ... nie noszą znamion dokumentów, gdyż nie zostały przez nikogo firmowane.

Na pytania i wątpliwości członków Komisji dotyczące rozpatrywanych spraw wyjaśnień udzielali Burmistrz i Sekretarz

Analizując  kolejno sposĂłb i terminowość załatwiania przez Urząd  zgłoszonych w ciągu 2003 roku  skarg i wnioski członkowie Komisji zgłosili następujące uwagi:

1. sprawa OR.0560-1/2003 – wpływ do Urzędu w dniu 2 stycznia 2003 roku zarejestrowana w dzienniku wpływĂłw pod poz. 1 -  sprawa nie będąca w kompetencji gminy przekazana terminowo do załatwienia przez Energetykę Poznańską S.A. z powiadomieniem skarżącego się.
2. sprawa OR.0560-2/2003 – wpływ do Urzędu  w dniu 20 czerwca 2003 roku zarejestrowana w dzienniku wpływĂłw pod poz. 3649 – odpowiedĹş udzielona w terminie 
3. sprawa OR.0560-3/03 – skarga wpłynęła do Urzędu w dniu 28 lipca 2003 roku  i została zarejestrowana w dzienniku wpływĂłw pod poz. 4482.   Sprawę zakończono na protokole z wizji lokalnej przeprowadzonej w dniu 8 sierpnia 2003 roku . Skarżącemu się nie udzielono odpowiedzi pisemnej do dnia posiedzenia Komisji Rewizyjnej tj. 14 stycznia 2004 roku. Wg wyjaśnień udzielonych przez Burmistrza Urząd  w sprawie zlecił  geodecie sprawdzenie przebiegu granic między działkami prywatnymi a drogą gminną, jednak dotychczas zlecenie nie zostało wykonane. Na potwierdzenie słów Burmistrza brak w dokumentach sprawy zlecenia dla geodety. Sprawa nie załatwiona zgodnie z KPA.
4. sprawa OR.0560-4/2003 – skarga wpłynęła do Urzędu  w dniu 3 września 2003 roku i zarejestrowana została w dzienniku wpływĂłw pod poz. 5241. W wyniku przeprowadzonych postępowań wyjaśniających skarżącej udzielono w terminie pisemnej odpowiedzi.
5. sprawa OR.0560-5/2003 – skarga wpłynęła do Urzędu w dniu 15 września 2003 roku i została zarejestrowana w dzienniku wpływĂłw pod poz. 5514.  Odpowiedzi pisemnej skarżącemu udzielono z datą 29 września 2003 roku ( pismo OR.0561-2/2003 )  jednak z dalszej dokumentacji w sprawie wynika, Ĺźe  sprawa nie została ostatecznie załatwiona jak przedstawiono to w/w piśmie. Komisja zwrĂłciła uwagę, Ĺźe w toku załatwiania sprawy nie przestrzegano przepisĂłw KPA dotyczących terminĂłw i sposobĂłw doręczania decyzji a w szczegĂłlności przepisu mĂłwiącego, Ĺźe wszelkie decyzje doręcza się stronom za pomocą listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, co winno mieć miejsce szczegĂłlnie w tym przypadku, gdzie   strona przedmiotu decyzji nie przebywa na terenie gminy. Komisja nie moĹźe przyjąć wyjaśnienia, Ĺźe decyzji nie dostarczono zgodnie z KPA ze względĂłw oszczędnościowych.
6. sprawa OR.0560-6/03 – skarga przekazana przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Obornikach wpłynęła do Urzędu w dniu 2 grudnia 2003 roku, zarejestrowana w dzienniku wpływĂłw pod poz. 7523. OdpowiedĹş udzielona w terminie.

Komisja zauważa, że w rozpatrywanych sprawach za wyjątkiem sprawy OR.0560-1/2003 brak jest zwrotnych poświadczeń odbioru, stąd terminowość załatwienia tych spraw rozpatrywano jedynie po datowaniu pism ( odpowiedzi ) co nie zawsze musi być zgodne z faktycznym terminem załatwienia sprawy.

Rozpatrując kolejno zestawienie problemĂłw, wnioskĂłw i skarg zgłaszanych radnym RM w czasie pełnienia dyĹźurĂłw w roku 2003 po wysłuchaniu wyjaśnień Sekretarza i Burmistrza Komisja stwierdza, Ĺźe niektĂłre ze spraw winny zostać załatwione poprzez udzielenie zainteresowanym odpowiedzi pisemnych np. sprawa 1 z dyĹźuru w dniu 3.02: sprawa 4  z dyĹźuru w dniu 12.02; sprawy z dyĹźuru w dniu 3.03; z dyĹźurĂłw w dniach 10.03; 11.03; 26.03; 2.06; 30.06; 14.07; 27.10. Uwagi w tej sprawie Komisja kieruje w pierwszej kolejności do dyĹźurujących radnych, ktĂłrzy winni poprzez odpowiednie zapisy w zeszycie dyĹźurĂłw nadawać tok sprawom lub  udzielać zainteresowanym moĹźliwie wyczerpujących odpowiedzi bezpośrednio na dyĹźurze a fakt ten odpowiednio odnotować w zeszycie dyĹźurĂłw. 

W dalszej części posiedzenia Komisja Rewizyjna  zajęła się sprawami:

1. sprawozdaniem z działalności Komisji Rewizyjnej za rok 2003 – sprawozdanie opracuje członek Komisji radny Krzysztof Ostrowski i przedstawi Radzie Miejskiej w RogoĹşnie na sesji styczniowej,
2. tematyką posiedzeń Komisji w miesiącu lutym. Ustalono, Ĺźe w zakresie oceny działalności GKRPA w RogoĹşnie za rok 2003  przygotowaniem materiałów na posiedzenie Komisji  zajmą się członkowie Komisji Feliks Kaczmarek, Krzysztof Ostrowski i Janusz Piechowiak, zaś rozliczenie dotacji z budĹźetu gminy za rok 2003 przygotują członkowie Komisji radni Andrzej Pierwoła i Jerzy Stachowiak  

Na tym posiedzenie Komisji zakończono.