Ciąg dalszy kontroli terminowości odpowiedzi na pisma kierowane przez Spółdzielnię Mieszkaniową do Burmistrza Rogoźna od roku 2003.

Drugie posiedzenie komisji w tym samym temacie odbyło się ze względu, iż spółdzielnia Mieszkaniowa nie dostarczyła potwierdzeń odbioru pism przez Urząd. W związku z powyższym komisja zwróciła się do Burmistrza , aby potwierdzono czy pisma Urząd otrzymał, jaka odpowiedź udzielił, lub w jaki sposób sprawy zostały załatwione.

Komisja Rewizyjna otrzymała od Burmistrza RogoĹşna pismo przewodnie informujące o sposobach załatwienia spraw oraz wyjaśnienia co do terminu odpowiedzi na pisma. Głos zabrała Pani Sekretarz wyjaśniając m.in. : „ Zgodnie z art. 35 KPA organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym niezwłocznie mogą powinny być załatwione sprawy, ktĂłre mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane z urzędu organowi, przed ktĂłrym toczy się postępowanie. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niĹź w ciągu miesiąca, a sprawy szczegĂłlnie skomplikowanej- nie później niĹź w ciągu dwĂłch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Na uwagę zasługuje to , iĹź terminy określone w KPA dotyczą wyłącznie spraw normujących postępowania przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organĂłw sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej, ktĂłra jest aktem jednostronnymi władczym wydawanym przez organ administracji publicznej w sprawach indywidualnych, na ktĂłrą strona ma prawo wnieść odwołanie. Wynika to z art.1 cytowanej ustawy, a więc nie mających zastosowania w sprawach poruszanych w pismach Spółdzielni Mieszkaniowej w RogoĹşnie. większość spraw będących przedmiotem korespondencji pomiędzy Gminą a Spółdzielnią dotyczy spraw majątkowych, do ktĂłrych zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego, nie są one załatwiane w drodze decyzji administracyjnej a ich załatwienie polega na osiągnięciu przez strony wzajemnego konsensusu, ktĂłrego efektem finalnym jest zawarcie umowy cywilno- prawnej, Czynność ta najczęściej poprzedzona jest wzajemnymi rokowaniami, ktĂłre nie mają określonych terminĂłw”.

Następnie Komisja zapoznała się z dokumentami stanowiącymi odpowiedzi na pisma Spółdzielni Mieszkaniowej oraz sposobie załatwienia spraw.

Pisma Spółdzielni Mieszkaniowej nr:

• SMldz.1706/Cz.G/2003 z 16.09.2003r-dotyczące zapłaty faktury nr 302 z 12.06.2003- oświetlenie drĂłg gminnych na osiedlu Przemysława II w RogoĹşnie- wpływ do Urzędu 16.09.2003r.,udzielono odpowiedzi pismem nr INTZ.8033-7/09 z dnia 29.09.2003r, do pisma dołączono zwrotne potwierdzenie odbioru Spółdzielnia Mieszkaniowa pismo odebrała 2.10.2003r.

• SMldz.35/Cz.G/2005 z 20.01.2005r- dotyczące przekazania działek pod drogami- wpływ do Urzędu 25.01.2005r.,- udzielono odpowiedzi pismem nr GRO.7220-3/05 z dnia 29.11.2005r., do pisma dołączono zwrotne potwierdzenie odbioru Spółdzielnia Mieszkaniowa pismo odebrała 30.11.2005r.

• Smldz.1074/Cz.G/2005 z 13.12.2005r- dotyczące wykupu działek pod gruntami, wpływ do Urzędu 16.12.2005r.- brak odpowiedzi pisemnej, według pisma wyjaśniającego sprawa przekazania działek pod drogami była tematem wielu spotkań i rozmĂłw, stąd brak odpowiedzi pisemnej.

• SMldz.340/JR/06 z 6.03.2006r. – wniosek o przekształcenie prawa uĹźytkowania wieczystego we własność- wpływ do Urzędu 8.03.2006r- udzielono odpowiedzi pismem nr GRO.72240-8-5/06 z dnia 28.03.2006,

• SMldz.527/J.R./2008 z 10.01.2008r dotycząca uregulowania stanu prawnego gruntĂłw pod drogami, wpływ do urzędu 14.02.2008r., brak odpowiedzi pisemnej,

• SMldz.1690/Cz.G/2003 z 11.09.2003r dotycząca wyrĂłwnania terenu wzdłuĹź drogi ułoĹźonej z płyt Ĺźelbetowych przy budynku Kościuszki 51- wpływ do Urzędu 12.09.2003r.,- nie udzielono odpowiedzi pisemnej, gdyĹź według notatki słuĹźbowej sporządzonej na piśmie zakres prac w tym temacie został uzgodniony podczas spotkania z dyrektorem PKO B.P oraz Vice prezesem ds. technicznych SM p. Stanisławem Gogolewskim.

• SMldz.965/Cz.G/2005 z 2.11.2005r- dotyczące parkowania na terenach zielonych Spółdzielni Mieszkaniowej- wpływ do Urzędu 3.11.2005r.- brak odpowiedzi pisemnej, na piśmie sporządzono notatkę słuĹźbową o sposobie załatwienia sprawy- właściciel pojazdu został ukarany, właścicielka baru otrzymała nakaz wywozu nieczystości na bieżąco. Sprawdzono wywozy i pobory wody- stan jest zgodny.

• SMldz.616/Cz.G/2005 z 4.08.2005r- dotyczące hałasu z Baru Cyrk- wpływ do Urzędu 5.08.2005- nie udzielono odpowiedzi pisemnej, StraĹź Miejska przeprowadziła rozmowę z właścicielem 12.08.2005,po przeprowadzonej interwencji innych skarg w tym temacie nie było.

• SMldz.1398/Cz.G/2006 z 11.10.2006r- dotycząca uporządkowania terenu po robotach publicznych- wpływ do Urzędu 13.10.2006- nie udzielono odpowiedzi pisemnej, StraĹź Miejska przeprowadziła interwencję, usunięto krzaki i gałęzie, wydano nakaz wywozu nieczystości, o przeprowadzonych działaniach poinformowano telefonicznie Spółdzielnię Mieszkaniową.

• SMldz.1399/Cz.G/2006 z 13.10.2006r- dotyczy wniosku do budĹźetu- wpływ do Urzędu 13.10.2006r., brak odpowiedzi pisemnej, wnioski do budĹźetu nie zostały ujęte w budĹźecie z powodu braku środkĂłw finansowych.

• SMldz.46/J.R/08 z 2.01.2008r- dotyczące przyznania pojemnikĂłw na segregację śmieci- wpływ do Urzędu 9.01.2008r., odpowiedzi nie udzielono.

• SMldz.543/Cz.G/2006 z 21.04.2006r oraz SMldz.770/Cz.G/2006 z 8.06.2006r - dotyczące budowy kanalizacji sanitarnej- udzielono odpowiedzi pismem nr INTZ 3411-13/04 z dnia 6.06.2006 wpływ do Spółdzielni Mieszkaniowej 21.06.2006r.

• Smldz.987/Cz.G/2006 z 12.07.2006r dotyczące robĂłt odtworzeniowych po kanalizacji, wpływ do Urzędu 13.07.2006r.- udzielono odpowiedzi pismem nr INTZ 3411-13/04 z dnia 21.07.2006, ponadto dołączono zwrotne potwierdzenie odbioru –wpływ do Spółdzielni Mieszkaniowej 21.07.06.

• SMldz.1054/Cz.G/2006 z 26.07.2006r.,- dotyczące robĂłt odtworzeniowych po wykonaniu kanalizacji, wpływ do Urzędu 28.07.06.- brak odpowiedzi , gdyĹź pismo jest kontynuacją korespondencji wcześniejszej, jest to pismo monitujące. Sprawę załatwiono 12 lipca 2006 i na tę okoliczność sporządzono notatkę słuĹźbową.

• SMldz.1323/Cz.G/2006 z 28.09.2006r., dotyczy robĂłt odtworzeniowych, wpływ do Urzędu 2.10.2006.- brak odpowiedzi

• SMldz.1580/Cz.G/2006 z 15.11.2006r., dotyczy robĂłt odtworzeniowych, wpływ do Urzędu15.11.2006.- brak odpowiedzi, prace zostały wykonane po zakończeniu inwestycji.

• SMldz.1137/Cz.G/2007 z 16.07.2007r. – dotyczy likwidacji zastoin wodnych, wpływ do Urzędu16.07.2007r.- odpowiedzi udzielono pismem z dnia 9.08.2007r.

Po zapoznaniu się z wyjaśnieniami p. Sekretarz w sprawie terminów odpowiedzi na pisma, Komisja stwierdziła, że korespondencja pomiędzy tut. Urzędem a Spółdzielnią Mieszkaniową nie ma charakteru decyzji administracyjnych, stąd nie istnieje konieczność zachowania terminów zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego.

Ponadto na nie wszystkie pisma udzielono odpowiedzi, gdyż wiele spraw było załatwianych podczas licznych rozmów, spotkań oraz skutecznych interwencji Straży Miejskich.

Zgodnie z przeprowadzoną kontrolą nie udzielono odpowiedzi i nie podjęto żadnych działań w stosunku do 4 skierowanych pism. Z związku z powyższym Komisja zauważa, by w przyszłości uniknąć nieporozumień, sprawy powinny być załatwiane w możliwie krótkich terminach.

Druga część posiedzenia dotyczyła analizy wykonania budżetu za 2007 rok, z posiedzenia sporządzono oddzielny protokół.

Protokół sporządziła Beata Ryga